En væsentlig del af arbejdet i boligselskaber er administration. Nogle boligselskaber forestår selv administrationen, men de fleste har formentlig en samarbejdsaftale med et administrationsselskab.
Avedøre Boligselskab har haft selskabet KAB som administrator siden 2007, som følge af en sammenlægning mellem de 2 administrationsselskaber KAB og AKB. Før 2007 var det selskabet AKB som stod for administrationen. Du kan læse meget mere om administrationsselskaberne og deres historie på KABs hjemmeside.
Administrative redskaber
Normalt er det de administrative selskaber der forestår udviklingen af de administrative redskaber og stiller dem til rådighed for de administrerede boligselskaber. Dette giver grundlæggende rigtig god mening, idet den absolutte hovedpart af de opgaver der skal løses og den lovgivning som ligger til grund, er ens for alle de almene boligafdelinger.
Men det sker at en lokal boligafdelingen alligevel kan finde på at udvikle værktøjer til at understøtte udførelsen af nogle af de opgaver der arbejdes med. Dette vil ofte være midlertidige opgaver af en speciel karakter, som i de fleste tilfælde ikke vil være hensigtsmæssige at integrere med større generelle systemer.
Men det sker at administrationsselskabernes administrative redskaber ikke altid er velegnet til at løse alle lokale opgaverne i boligafdelingerne. Dette skyldes med stor sandsynlighed at fokus i forbindelse med udviklingen af de administrative systemer, sker ud fra generelle og anerkendte behov og ofte, fortolket og besluttet af medarbejdere, der arbejder i den centrale administration.
Udviklingen i den lokale administration i Avedøre Stationsby Syd
Ejendomskontoret er ansvarlig for at sikre udførelsen af det lokale administrative arbejde. I den forbindelse har det gennem tiden vist sig, at der har været behov for arbejdsredskaber som ikke var en naturlig del af de administrative redskaber, som den centrale administration kunne stille til rådighed.
I forbindelse med daglig administration og blandt andet håndteringen af data i byggesager, manglede muligheden for at strukturer data på en hensigtsmæssig måde med centrale administrationssystem.
Eksempelvis har Ejendomskontoret lagt vægt på at henvendelser til beboerne i størst muligt omfang var personlige. Der er naturligvis ikke noget mærkværdig i at almindelige enkeltstående breve er personlige. Når det gjaldt varslinger og andre typer for information, udsendte Ejendomskontoret også dette som personlige henvendelser til de over 1.000 lejemål.
Ejendomskontoret påbegyndte derfor i midten af 90’erne udarbejdelsen af en database, som skulle kunne håndtere datatyper, der ikke var tilgængelige i det ordinære administrative system. Med systemet kunne Ejendomskontoret sikre alle lokale medarbejdere adgang til faktuelle data på den enkelte medarbejders skærm i stedet for håndskrevne data indskrevet i skemaer i mapper rundt om på kontoret.
Med databasen blev der også mulighed for at sammensætte data med avancerede forespørgsler på en langt mere dynamisk måde end et Ejendomskontor normalt var i stand til. De lokalt udviklede værktøjer var typisk baseret på programmer i Microsoft Office, men i enkelte tilfælde også andre programmer.
Byggesager
Ejendomskontorets værktøjer er også blevet anvendt til at bidrage til, at give rådgivere overblik i byggesager. Ejendomskontorets værktøjer har i mange tilfælde kunne bidrage til at give rådgiverne et hurtigt og præcist overblik nye byggesager. For eksempel kunne Ejendomskontoret sikre præcise og relevante data til rådgiverne i forbindelse med projekteringen af ombygning af baderum i Bymuren i 2003-2004.
Da vinduerne i Bymuren 1-175 skulle udskiftes i 1999, var der stor uenighed mellem rådgiveren og entreprenøren om antallet af vindues- og dørelementer. Ejendomskontoret gik derfor ind i sagen og udarbejdede værktøjet til udskiftning af de 3.643 vindues- og dørelementer, under forudsætning af, at værktøjet blev anvendt på entreprenørens ansvar. (billeder af regneark) Det viste sig at værktøjet også blev anvendt til vinduesproduktionen, da det også indeholdt alle data om beboernes farvevalg indendørs og facadeafhængigt farvevalg på ydersiden på hver af de 88 opgange samt på blokniveau og totalt.
Kun 1 vindue passede ikke. Det viste sig at være et facadeelement med et forkert hul mål, der var opsat i forbindelse med byggeriet opførelse.
Ejendomskontorets udvikling af administrative værktøjer har bevirket at Ejendomskontoret også har håndteret varslinger i både små og store byggesager.
Ejendomskontoret udviklede tillige et værktøj i starten af 2016 til håndtering af den påbegyndte udskiftning af køkkener i afdelingen boliger.
Boligtypenumre Anvendelsen af boligtypenumre har været et centralt element i Ejendomskontorets udvikling af administrative redskaber.
Alle boligafdelingens boligtyper var fra starten af byggeriet fastsat af selskabet KBI, som stod for opførelsen af byggeriet. Sidenhen har Ejendomskontoret fastholdt principperne for typefastsættelsen i forbindelse med ombygninger af boliger i afdelingen samt stået for tildelingen af nye typenumre for de ombyggede boliger.
I 2017 var der over 60 boligtyper i boligafdelingen. Typenumrene er blandt andet grundlaget for en stor del af de informationer der er på denne hjemmeside. Se blandt andet:
Huslejefordeling 1997-2006 og huslejeoversigter
Da huslejen i forbindelse med boligafdelingens omprioriteringsløsning i 1996 skulle nedsættes, viste det sig at en del boliger på trods at udsigten til en sænkning af huslejen i stedet skulle stige på grund af store forskelle på den indbyrdes husleje på de forskellige typer. Der var samtidig et krav at den indbyrdes huslejefordeling skulle reguleres så 1/3 af udgifterne skulle fordeles ligeligt mellem boligerne og 2/3 skulle fordeles efter areal. Endelig skulle gives et tilskud til store boliger, til den del af boligen der var over 80 m².
Det viste sig samtidig at boligafdelingen ikke ville kunne efterleve principperne for den indbyrdes lejefordeling, da det ville betyde store huslejestigninger for hybler/ungdomsboligerne. På baggrund af et oplæg fra Ejendomskontoret vedtog Boligselskabets bestyrelse derfor at hyblerne/Ungdomsboligernes faste andel i huslejefordelingen blev fastsat til 1/6 i stedet for 1/3 med udgangspunkt i, at disse ikke havde køkkener.
Ejendomskontoret udviklede derfor et værktøj (regneark) i Excel til håndteringen af huslejereguleringen, der kunne håndtere den generelle regulering af leje samt justeringen af den indbyrdes husleje over en 3-årig periode samt de øvrige parametre. Regnearket blev anvendt til lejeberegningen for alle lejemål i boligafdelingen i perioden 1997-2006.
Regnearket havde også integreret en huslejeoversigt så det var let for beboere og boligsøgende at overskue huslejen for de forskellige boligtyper. Edb-teknisk udvikling Ejendomskontorets udvikling af administrative værktøjer handlede ikke bare om software løsninger. Anvendelse af løsninger i det daglige fordrede også udvikling af den lokale hardware løsning, hvorfor Ejendomskontoret som formentlig et af de eneste, opbyggede et lokalt system der foruden individuelle PC’er også omfattede lokalt netværk med servere, netværksprintere med videre. Dette netværk blev løbende udbygget i boligafdelingen til overvågningskameraer, CTS-systemer m.v. Dette kan man læse lidt mere om i hjemmesidens artikel – Teknisk Netværk.
I praksis betød det, at medarbejderne i en årrække frem til år 2007 havde 2 PC’er med omskifter til skærm og tastatur og mus. Efterfølgende var det muligt at nøjes med en lokal medarbejder PC pr. medarbejder som blev koblet op på KABs administrative system som en hjemmearbejdsplads. Herved kunne Ejendomskontoret både sikre den lokale integration og adgang til de generelle administrative værktøjer i KAB.
Arbejdet med de lokale redskaber er dog ikke uproblematiske. De giver i nogle sammenhænge anledning til merarbejde i form at opdatering af oplysninger, der allerede findes i det centrale system og kræver også lokale kompetencer til arbejdet. Den vedvarende udvikling og ændrede muligheder med nye centrale systemer, bidrager også til nye områder, der kan give anledning til nye modsætningsforhold mellem de lokale og centrale systemer.
Udviklingen af administrative systemer
Udvikling af administrative værktøjer sker som en vekselvirkning mellem behov og teknologisk udvikling. Derfor deltog Ejendomskontorets også i flere tilfælde i arbejdsgrupper i forbindelse med den centrale administrations udvikling af edb-redskaber og nye administrationssystemer.
På trods af ihærdige forsøg på at overbevise den centrale administration om mulighederne ved anvendelse af boligtypenumre lykkedes dette aldrig at få den centrale administration til at implementerer boligtypenumre. Det har blandt andet været en væsentlig årsag til at Ejendomskontoret fortsat udviklede sine egne administrative arbejdsredskaber frem til 2018.
Man kan kun håbe på, at de forskellige administrationsselskaber i fremtiden er mere lydhøre for at integrere datagrundlaget og anvendelsesmuligheder i forbindelse med lokale administrative behov, så lokale administrationer kan undgå at skulle udarbejde lokale løsninger eller fortsat skulle arbejde med begrænsede muligheder i dagligdagen.